Oficial de Finanzas y Administración de Clúster San Pedro Sula

RTI International

Honduras
Permanente
Tiempo completo

Hace 1 mes

Job Description:OverviewResearch Triangle Institute International (RTI) tiene más de 30 años de experiencia ayudando a gobiernos, comunidades y el sector privado. Como instituto de investigación independiente sin fines de lucro con sede en Carolina del Norte, EE. UU., RTI tiene aproximadamente 5000 empleados con experiencia global en la implementación de proyectos en educación y otras disciplinas. La División de Educación Internacional de RTI lidera el Desarrollo de la educación alrededor del mundo mediante el fortalecimiento de las políticas, la gestión y la práctica de la educación para lograr una mejora cuantificable en la enseñanza y el aprendizaje. Desde nuestra bien establecida reputación fortaleciendo el Sistema Educativo hasta el trabajo innovador en la evaluación y aprendizaje de los primeros grados, RTI está mejorando la calidad, relevancia y eficiencia de la educación a través de la implementación de proyectos con fondos de USAID, DFID, FCDO, Fundación LEGO, Fundación Bill y Melinda Gates y otros donantes y otros clientes.Descripción del Proyecto:El Proyecto de USAID/Honduras “Progresa con Educación” (IPE por sus siglas en inglés), el cual tiene como objetivo incrementar el acceso a una educación básica y de calidad para los niños y jóvenes. Los objetivos de la actividad incluyen, mejorar las oportunidades socioeconómicas, contribuir al impacto multisectorial de los esfuerzos en prevención de la violencia y reducir la migración irregular. Este Proyecto se enfocará en mejorar la transición de sexto grado de primaria a primero básico. El Proyecto trabajará en 40 municipios y comunidades de Honduras caracterizadas por los altos niveles de migración e inseguridad.Objetivo del puesto:El Oficial Financiero y Administrativo de Clúster es responsable del apoyo financiero, administrativo, logístico y de gestión de los procesos de Adquisiciones del proyecto. Apoyará la consecución de los objetivos del proyecto de forma constante con los principios financieros y mantendrá funciones tales como gestión de los procesos de contrataciones y adquisiciones en la Oficina Regional, contabilidad general, tareas financieras- gestión de pagos y registros contables cuando sea requerido. Coordinará el espacio de oficina para el personal personal/consultores de RTI. Se encargará de la correspondencia general, responderá a las llamadas telefónicas de los proveedores, así como actores claves y realizará otras tareas administrativas que sean necesarias. Esta posición tiene su sede en San Pedro Sula, Honduras.
ResponsibilitiesAdquisiciones y Administrativas

Gestionar procesos administrativos y logísticos necesarios para el cumplimiento de la ejecución de las actividades del proyecto, garantizando su generación, tramitación de forma ágil y oportuna
Apoyar a la Gerencia de Recursos Humanos en actividades específicas del área.
Apoyar a la Gerencia Financiera en garantizar una gestión oportuna, conforme a las normas del RTI y del cliente en cuanto al cumplimiento de procesos para la óptima ejecución del proyecto
Asistir al equipo del proyecto en el desarrollo de las actividades administrativas teniendo en cuenta los procedimientos de RTI y del cliente, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva del proyecto.
Elaborar los planes de adquisiciones y realizar los procesos de compras de acuerdo con las normas y procedimientos de RTI y del cliente.
Elaborar requisiciones y gestión de pagos.
Gestionar los avances y liquidaciones de viajes del equipo, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de documentos y presentaciones, según sea requerido.
Llevar el registro diario de entradas y salidas de todo el personal del proyecto.
Sistema de transporte: Recopilar y archivar los registros de movimiento y de mantenimiento de los vehículos.
Proporcionar y archivar mensualmente las hojas de registro diario a los conductores.
Mantener un sistema de archivo físico y digital de las operaciones administrativas del proyecto, manteniéndola de forma actualizada, ordenada, completa y segura.
Mantener una base de datos actualizada de los contactos del proyecto.
Realizar funciones de recepción de bienes y servicios, así como mantener actualizado el inventario oficial de activos y colaborar en el Plan de Disposición del proyecto.
Ser responsable del área de recepción mediante la atención telefónica y presencial de clientes y visitas en general lo que implica atenderlos de manera receptiva y cortés.
Recibir y distribuir mensajes de teléfono/correo electrónico según proceda, tomando nota de los mensajes claros y transmitiéndolos con prontitud al miembro adecuado del equipo, teniendo en cuenta la urgencia.
Responder a las consultas con rapidez y amabilidad.
Catalogar y mantener la biblioteca de recursos técnicos, es decir, manuales, libros de texto etc.
Realizar otras funciones que le asigne el Coordinador Regional, de acuerdo con sus calificaciones, estos términos de referencias y los requisitos legales del Proyecto.

Financieras

Apoya la preparación de los estados financieros mensuales, es decir, el balance mensual, la cuenta de resultados, el informe sobre cumplir la promesa de la ciencia para el bien mundial.
Asistir en el análisis de Variación presupuestaria vrs ejecución y recomendar acciones y control de gastos operativos de la oficina regional.
Apoya el diseño y la aplicación de controles financieros según sea necesario.
Apoya la revisión de los activos fijos y todos los demás documentos financieros, según sea necesario.
Ayudar a los auditores externos a final de año, incluida la preparación del calendario y las facturas; y explicar los materiales de apoyo y los Procedimientos.
Registrar gastos, anticipos, depósitos bancarios y cualquier otra transacción en Sistema contable.
Manejo de los anticipos a los colaboradores y realizar las conciliaciones respectivas. Responsable de recolectar y depositar en el banco cualquier saldo de efectivo al final de un viaje (cuando corresponda).
Recolectar y archivar todos los comprobantes bancarios y de efectivo, mantener actualizados y completos en el sistema de archivo y en un lugar seguro.
Guardar los comprobantes de cheques, recibos de caja y recibos de retención de impuestos en un lugar permanente y seguro, seguido de una impresión de estos si es necesario para mantener los saldos de existencias.
Presentar físicamente los pagos de impuestos mensuales, pensiones y obligaciones de retención a las oficinas gubernamentales regionales.
Preparar comprobantes de diario o ajustar entradas para revisiones y aprobaciones necesarias.
Preparar la documentación de soporte para la exención y/o reclamo de IVA, según corresponda.
Preparar una conciliación mensual de los anticipos del personal, registros de IVA (según corresponda), cuentas por pagar de impuestos sobre la renta, pensiones y retenciones.
Preparar comprobantes relevantes de manera oportuna para resolver problemas de cumplimiento que la oficina regional/equipo de cumplimiento hayan encontrado.
Liquidar órdenes de compra exentas y apoyar en la preparación de informe para la Secretaría de Hacienda (SEFIN); gestionar el seguimiento/consulta con el SAR.
Encargada y custodio de fondos de caja chica asignado a la regional
Velar por la veracidad y exactitud de las operaciones de las oficinas regionales.
Apoyar al Área de Finanzas durante las auditorías requeridas.
Realizar otras funciones que le asigne el Coordinador Regional, de acuerdo con sus calificaciones, estos términos de referencias y los requisitos legales del Proyecto.

QualificationsGrado universitario en Ciencias Administrativas, Finanzas o Contabilidad legalmente autorizado y 4 años de experiencia relevante en áreas afines o Maestría y 2 años de experiencia relevante o su equivalente combinación de educación y experiencia.Habilidades y Destrezas:

4 años de experiencia de trabajo comprobada en proyectos de USAID en cargos similares
3 años de experiencia en gestión de procesos de contrataciones y adquisiciones
2 años de experiencia en manejo de personal.
Conocimiento en generación/liquidación de ordenes de compra exentas en sistema de la Dirección General de Franquicias Aduaneras de SEFIN.
2 años de experiencia en manejo de inventarios.
Excelente conocimiento de MS Word, Outlook PowerPoint, Excel.
Habilidad para resolver problemas y situaciones difíciles, de manera efectiva.
Habilidad para entender e interpretar políticas y procedimientos, así como la habilidad para ponerlos en práctica de manera consistente
Capacidad para trabajar de forma independiente y realizar actividades con poca supervisión
Habilidad para comunicarse oralmente y por escrito en español e inglés.
Habilidad para trabajar en equipo y capacitar a otros en áreas financiera y administrativa

EEO & Pay Equity StatementsComo empleador global de elección, RTI está comprometida con la equidad, la diversidad, la inclusión y la pertenencia en el lugar de trabajo y en las comunidades y mercados en los que servimos a nuestra misión. Valoramos la diversidad de pensamiento, cultura, procedencia y perspectiva y damos la bienvenida a los solicitantes sin distinción de raza, color, religión, sexo, edad, estado civil, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, credo, estatus de ciudadanía, discapacidad, estatus de veterano protegido o cualquier otra clasificación protegida por las leyes de discriminación aplicables o la política de RTI.Estamos orgullosos de ser una empresa que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes cualificados serán tenidos en cuenta para el empleo independientemente de su raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, nacionalidad, discapacidad, condición de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.

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